Escudos contra el Error Humano

El principio GIGO (Garbage In, Garbage Out) dice que si entran datos basura, saldrán reportes basura. Como experto en Excel, tu trabajo es diseñar formularios a prueba de balas. Aquí aprenderás a usar fórmulas para validaciones complejas y el truco maestro de las listas en cascada.

1. Listas Desplegables Profesionales

Escribir la lista manualmente ("Si, No, Tal vez") dentro del cuadro de validación es una mala práctica. Si la opción cambia, tienes que buscar celda por celda para corregirla.

La forma correcta (Tablas + Nombres Definidos):
  1. Crea una hoja nueva llamada "Listas".
  2. Escribe tus opciones y conviértelas en Tabla (Ctrl + T).
  3. Selecciona los datos (sin encabezado) y dale un nombre en el Cuadro de Nombres (arriba a la izquierda), ej: ListaSucursales.
  4. En Validación de Datos > Lista, escribe: =ListaSucursales.

Ventaja: Si agregas una sucursal nueva a la tabla, ¡el desplegable se actualiza solo en todas partes!

2. Validación con Fórmulas (Custom)

Las opciones predeterminadas (Entero, Fecha) se quedan cortas. Usa la opción "Personalizada" para inyectar lógica.

Evitar Duplicados

Impide que alguien registre el mismo ID dos veces.

=CONTAR.SI($A$2:$A$100, A2) <= 1
Solo Mayúsculas

Obliga al usuario a escribir en mayúsculas (útil para códigos).

=IGUAL(A2, MAYUSC(A2))

3. El Truco Maestro: Listas Dependientes

Este es el truco que diferencia a un usuario intermedio de uno avanzado. Si en la Celda A1 eliges "Frutas", en la B1 solo deben aparecer "Manzana, Pera". Si eliges "Verduras", solo "Lechuga, Zanahoria".

La función INDIRECTO

1. Crea una lista con el título "Frutas" y sus ítems debajo. Dale el nombre Frutas al rango.
2. Crea otra lista con el título "Verduras". Dale el nombre Verduras.
3. En la validación de la segunda celda, usa la fórmula: =INDIRECTO(A1).

Excel leerá el texto de A1 ("Frutas") y buscará un rango con ese nombre. ¡Brillante!

4. Experiencia de Usuario (UX)

No basta con bloquear; hay que guiar. Excel permite configurar mensajes emergentes.

  • Mensaje de Entrada: Aparece un "post-it" amarillo al hacer clic en la celda. Úsalo para dar instrucciones: "Escribe la fecha en formato DD/MM/AAAA".
  • Mensaje de Error: Personaliza la ventana de error. En lugar del genérico "Valor no válido", escribe: "¡Alto! Ese ID ya existe en la base de datos. Verifica tu lista."
Reto Avanzado: Formulario Inteligente

Vas a crear un pequeño sistema de captura de inventario:

Paso 1: Categorías

Crea una lista desplegable en A2 con: Electrónica, Muebles.

Paso 2: Dependencia

En B2, crea una lista que dependa de A2. (Recuerda crear los rangos con nombres "Electrónica" y "Muebles" previamente).

Paso 3: Cantidad (Enteros)

En C2, permite solo números enteros positivos mayores a 0.

Paso 4: Código Único

En D2, usa una fórmula personalizada para impedir que se repita el código de producto en toda la columna D.

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