Inteligencia de Negocios con Tablas Dinámicas

Cualquiera puede insertar una tabla dinámica, pero pocos saben diseñarla para la toma de decisiones. En este nivel, dejaremos de verla como una herramienta de "resumen" y la usaremos como un motor de cálculo. Aprenderás a normalizar datos, calcular métricas invisibles (KPIs) y estructurar la información para Dashboards.

1. La Regla de Oro: Normalización

El 90% de los errores en Tablas Dinámicas ocurren antes de crearlas. Para que una Tabla Dinámica funcione, tus datos de origen deben ser Tabulares:

Estructura Incorrecta

Meses como columnas (Ene, Feb, Mar...) hacia la derecha. Celdas combinadas, filas vacías o subtotales manuales en la data original.

Estructura Correcta

Una sola columna llamada "Fecha" o "Mes". Cada fila es un registro único. Sin celdas vacías en columnas clave.

2. Análisis Relativo (% del Total)

Saber que vendiste $1,000,000 es bueno. Saber que eso representa el 80% de la cuota anual es mejor.

No calcules porcentajes fuera de la tabla. Haz esto:

  1. Arrastra el campo "Ventas" al área de Valores dos veces.
  2. En la segunda columna, haz clic derecho sobre cualquier número.
  3. Selecciona Mostrar valores como > % del Total General (o % del Total de Columnas).
Caso de uso: Identificar qué producto es el "Pareto" (el 20% de productos que generan el 80% de ventas).

3. Campos Calculados (KPIs)

¿Necesitas calcular el Ticket Promedio (Ventas / Cantidad) o la Comisión (Ventas * 5%)? No agregues columnas a tu base de datos original, eso la hace lenta. Crea un Campo Calculado.

Pasos para crear un KPI:
  1. Selecciona la tabla dinámica.
  2. Ve al menú superior: Analizar tabla dinámica > Cálculos > Campos, elementos y conjuntos > Campo Calculado.
  3. Nombra tu campo (ej. "Comisión").
  4. Escribe la fórmula usando los campos disponibles: = 'Ventas' * 0.10.

4. Limpieza Visual (Diseño Tabular)

Por defecto, Excel usa el diseño "Compacto" (todo en la columna A, escalonado). Para reportes profesionales:

  • Ir a Diseño > Diseño de Informe > Mostrar en formato tabular. Separa columnas
  • Ir a Diseño > Subtotales > No mostrar subtotales. Limpia ruido
  • Ir a Diseño > Diseño de Informe > Repetir todas las etiquetas. Rellena huecos
Reto Avanzado: Profit & Loss

Vamos a construir un mini estado de resultados dinámico:

Paso 1: La Data

Crea una tabla con: Fecha, Categoría, Ingreso, Costo. Pon al menos 10 registros.

Paso 2: La Tabla Dinámica

Inserta la TD. Pon "Categoría" en Filas y "Ingreso" en Valores.

Paso 3: El Campo Calculado (Margen)

Crea un Campo Calculado llamado "Utilidad" con la fórmula: = Ingreso - Costo. Agrégalo a valores.

Paso 4: El Análisis Porcentual

Agrega nuevamente "Utilidad" a valores, pero cámbialo a % del Total General para ver qué categoría es la más rentable del negocio.

Paso 5: Segmentación (Timeline)

Ve a Analizar > Insertar Escala de Tiempo. Selecciona el campo "Fecha". Ahora tienes un control deslizante para filtrar por meses o trimestres.

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